Kế hoạch nhằm tạo lập dữ liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ hư hỏng thuộc các khối tài liệu lưu trữ của Quảng Bình và Quảng Trị trước đây; bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác của thông tin, sẵn sàng thay thế, khai thác khi tài liệu gốc bị mất hoặc hư hỏng và từng bước kết nối hệ thống lưu trữ của tỉnh với Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia.

Để thực hiện mục tiêu trên, Kế hoạch xác định việc khảo sát, thống kê, phân loại và lựa chọn tài liệu lưu trữ cần lưu trữ dự phòng là nhiệm vụ được triển khai trong giai đoạn 2026–2027. Đối tượng gồm tài liệu có giá trị đặc biệt theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024; tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bằng giấy và các vật mang tin khác có nguy cơ phai màu, biến dạng, rách, giòn, hư hỏng; tài liệu điện tử được hình thành bằng công nghệ đã lạc hậu hoặc có nguy cơ không thể sử dụng, xác thực. Việc lựa chọn được thực hiện theo hồ sơ, phông hoặc khối tài liệu, không lựa chọn riêng lẻ từng tài liệu.

Trên cơ sở kết quả khảo sát, phân loại và lựa chọn, công tác số hóa tài liệu được triển khai trong giai đoạn 2027–2033. Kế hoạch yêu cầu lựa chọn công nghệ, thiết bị phù hợp; tài liệu đưa vào số hóa phải được chỉnh lý đầy đủ và đáp ứng yêu cầu về chất lượng theo quy định. Thông tin số hóa phải đầy đủ, chính xác, trung thực so với tài liệu gốc và được tạo lập siêu dữ liệu phục vụ quản lý.

Trong quá trình này, khoa học, công nghệ và chuyển đổi số được xác định là nội dung gắn với việc lựa chọn công nghệ, thiết bị và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng. Theo Kế hoạch, Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm tham gia góp ý về việc lựa chọn công nghệ, thiết bị phù hợp phục vụ lưu trữ dự phòng theo đề xuất của Sở Nội vụ; đồng thời phối hợp xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng, bảo đảm kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ việc bàn giao cơ sở dữ liệu tài liệu đã được số hóa cho Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Kế hoạch đồng thời yêu cầu kết hợp đầu tư công nghệ, thiết bị với chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, xây dựng cơ sở dữ liệu, đào tạo nhân lực, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin; tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có và sử dụng nguồn lực tiết kiệm, hiệu quả. Đây là những yêu cầu nhằm bảo đảm việc lưu trữ dự phòng được triển khai đồng bộ, phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh.

Sau khi hoàn thành số hóa, dữ liệu và siêu dữ liệu tài liệu lưu trữ được bàn giao cho Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; thực hiện kiểm tra, đối chiếu và bàn giao hằng năm trước ngày 15/12 trong giai đoạn 2027–2033.

Việc triển khai Kế hoạch số 4990/KH-UBND góp phần tạo lập dữ liệu lưu trữ dự phòng, bảo đảm an toàn đối với tài liệu có giá trị và nâng cao khả năng quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ. Trong đó, việc lựa chọn công nghệ, thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu, tạo lập siêu dữ liệu và bảo đảm kết nối, chia sẻ dữ liệu là những nội dung thể hiện vai trò của khoa học, công nghệ và chuyển đổi số trong thực hiện lưu trữ dự phòng trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

Trung tâm Đổi mới sáng tạo và Chuyển đổi số