Quản lý tài liệu tuân thủ quy định luôn là một trong những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và các yêu cầu pháp lý liên tục thay đổi. Việc theo dõi hàng trăm quy trình, hồ sơ và phê duyệt bằng phương pháp thủ công không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn làm gia tăng nguy cơ sai sót trong quá trình quản lý. Đó cũng là lý do SYTECH Consultants, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực an ninh mạng và tư vấn, quyết định hợp tác với SoftExpert - nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp, tuân thủ và quản trị chất lượng - nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý tài liệu. Mục tiêu của dự án là số hóa gần 1.000 tài liệu được kiểm soát trong hệ thống quản lý chất lượng. Sau quá trình triển khai, doanh nghiệp đã giảm 56% thời gian dành cho các công việc hành chính, góp phần nâng cao đáng kể hiệu quả vận hành.

Theo bà Josiani Silveira, Tổng Giám đốc SoftExpert, việc chuyển đổi từ mô hình quản lý bằng bảng tính và quy trình thủ công sang nền tảng quản lý số tích hợp không chỉ đơn thuần là nâng cấp công nghệ. Quan trọng hơn, đây là bước khởi đầu để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng minh bạch, có khả năng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp, đồng thời vẫn đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của lĩnh vực quản lý và tuân thủ tại Vương quốc Anh.

Thay thế quy trình thủ công bằng nền tảng quản lý chất lượng số

Trước đây, hoạt động quản lý tài liệu của SYTECH Consultants chủ yếu dựa trên bảng tính và các quy trình xử lý thủ công. Khi số lượng tài liệu ngày càng tăng, việc cập nhật, phát hành phiên bản mới, hủy bỏ tài liệu cũ hay kiểm soát lịch sử chỉnh sửa tạo ra khối lượng công việc hành chính rất lớn cho bộ phận phụ trách chất lượng. Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp đã triển khai SoftExpert Suite làm hệ thống quản lý chất lượng số (Quality Management System - QMS).

Ông Neil Buck, Quản lý Chất lượng của SYTECH Consultants, cho biết nền tảng mới đã giúp việc quản lý phiên bản tài liệu trở nên khoa học, minh bạch và đáng tin cậy hơn. Hệ thống cũng loại bỏ phần lớn các thao tác thủ công, đồng thời cho phép theo dõi đầy đủ lịch sử chỉnh sửa, trạng thái phát hành và khả năng truy xuất nguồn gốc của từng tài liệu.

Hiệu quả vận hành tăng 56%

Lợi ích rõ rệt nhất được ghi nhận tại bộ phận Quản lý Chất lượng, nơi khối lượng công việc hành chính liên quan đến quản lý tài liệu giảm đáng kể sau khi hệ thống mới đi vào vận hành. Nhờ tự động hóa nhiều quy trình, SYTECH Consultants đã nâng hiệu quả xử lý công việc lên 56%, đồng thời rút ngắn thời gian dành cho các tác vụ quản trị và kiểm soát hồ sơ. Bên cạnh đó, nền tảng số còn mang lại khả năng giám sát trực quan hơn thông qua các bảng điều khiển (dashboard) và công cụ báo cáo theo thời gian thực. Các bộ phận có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, trạng thái quy trình và các chỉ số hiệu suất, từ đó hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Tiếp tục mở rộng ứng dụng

Sau những kết quả tích cực ban đầu, SYTECH Consultants đang tiếp tục mở rộng phạm vi ứng dụng của nền tảng SoftExpert bằng cách triển khai thêm nhiều mô-đun quản trị mới. Các hạng mục được ưu tiên bao gồm quản lý rủi ro (Risk Management), quản lý điểm không phù hợp (Nonconformities), quản lý đánh giá nội bộ (Audits) và quản lý cuộc họp (Meetings). Doanh nghiệp kỳ vọng việc tích hợp toàn diện các chức năng này sẽ tiếp tục nâng cao hiệu quả vận hành, tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về tuân thủ trong lĩnh vực an ninh mạng và quản trị chất lượng.

https://vista.gov.vn/vi/news/khoa-hoc-ky-thuat-va-cong-nghe/doanh-nghiep-an-ninh-mang-tang-56-hieu-qua-van-hanh-nho-nen-tang-quan-ly-so-13356.html